Planlægning af firmarejser

5 hovedområder

• Indledende overvejelser, ”hvad er målet med turen”
• Idé fasen
• Beslutningsfasen
• Afholdelse/eksekvering – onsite management
• Hjemkomst og evaluering

‍

Indledende overvejelser

• Hvad er målet med turen?
• Hvem skal af sted, medarbejdere, kunder eller partnere?
• Hvor mange skal af sted?
• Overvejelser omkring ROI på investeringen
• Type af arrangement
• Specifikke idéer og ønsker til destination (er), f.eks. Berlin, Barcelona, New York, København mfl.
• Rejser gruppen ud samlet fra samme sted eller er udrejsen geografisk spredt, e.g. Københavns lufthavn og Billund lufthavn.
• Krav til transporten, bus, tog el. fly – valg af grønne transportløsninger, og med udgangspunkt i jeres ESG strategi inde for bæredygtighed og miljøhensyn, CO2-aftryk og klimakompensation.
• Krav til indkvarteringen, niveau og standard, eneværelser og tosengsværelse, men også hotellets rolle i og omkring arrangementet, e.g. beliggenhed. Konference og møde faciliteter, øvrige faciliteter.
• Tilrettelæggelse af program 
• Budget for turen

‍

Idé fasen, unikke koncepter til corporate events

…den unikke idé og løsning er ikke alene et spørgsmål om budget – det handler om kreativitet, indsigt og evnen til at skabe oplevelse, der forbinder mennesker og forankres socialt.

• Samvær omkring spændende og unikke oplevelser skaber relationer. Det er jer der skaber stærkere bånd, som rækker langt ud over selve arrangementet. Det er her, samarbejde, loyalitet og engagement får nyt liv.
• Et godt arrangement er et der huskes og tales om i mange år. De mest mindeværdige events er dem, der overrasker, inspirerer og rører deltagerne. En veltilrettelagt oplevelse bliver en fælles reference, der lever videre i organisationen.
• Kreativitet er ikke et spørgsmål om penge. En unik idé kan ofte veje tungere end et stort budget. Det handler om indlevelse og forståelse, at udfordre normalen, og så at skabe noget der skiller sig ud – inde for de aftalte rammer.
• Verden byder på et hav af spændende steder og oplevelser. Fra pulserende metropoler til ukendte perler – mulighederne er uendelige. Valg af destinationer skal matches med formålet, hvor budskabet understøttes og der skabes en helhedsoplevelse.

Skal vi udvikle jeres næste arrangement? Vi kombinerer vores kreativitet, viden og erfaring med jeres strategier, ønsker og krav, og den vej igennem skaber vi sammen noget ekstraordinært, der ikke bare opfylder forventningerne – men overgår dem.

‍

Beslutningsfasen, fra vision til konkret plan

• Diskussion af ønsker og krav. En gennemgang af jeres specifikke behov, mål og interne retningslinjer, hvor vi sammen definere de centrale elementer i og omkring arrangementet.
• Bekræftelse af ydelser som kan indfris på realistisk og betryggende vis, og hvor vi sikrer, at aftaler, logistik og services lever op til jeres krav og kan leveres på realistisk og professionel vis.
• Budgettering med udgangspunkt i detaljeret ”day by day” budget, og hvor alle omkostninger løbende registreres, gennemgås og godkendes, så vi sikre fuld transparens og økonomisk kontrol igennem hele forløbet.
• Forædling af arrangementet frem til eksekvering. Inde for de besluttede rammer tuner vi arrangementet, så det bliver helstøbt og skaber sammenhæng mellem oplevelser, fagligt indhold og sociale aktiviteter. 
• På forsvarlig vis, håndteres og rapporteres data, der danner grundlag for arrangementet, i overensstemmelse med GDPR reglerne.  For at sikre fuld transparens og datasikkerhed, er alle aspekter heraf beskrevet i den databehandleraftale, der indgås med kunden på forhånd.
• Endelig plan for turen, hvor det skræddersyet program indarbejdes i den detaljerede rejseplan. Alt samles i event appen vi stiller til rådighed for jeres arrangement. Hver deltager i gruppen får adgang til sit personlige program, opdateringer og praktisk information i realtid. Vi sikre en professionel eksekvering, så I kan fokusere på jeres mål.

‍

Afholdelse/eksekvering – onsite management

• Når arrangementet afvikles, er det afgørende, at alle dele forløber gnidningsfrit. Mange uforudsete situationer kan opstå, men med os ved roret sikrer vi, at alt håndteres professionelt, så du kan fokusere på formålet og deltagerne.
• Fra første henvendelse til eksekvering har I den samme kontaktperson hos Travel 4 Companies. Det skaber tryghed, kontinuitet og smidig proces hver gang.
• Vi holder styr på alle ydelser og leverance i projektet.
• Vi sikrer transporten og logistikken i mindste detalje.
• Onsite management – Én Kontaktperson fra Start til Slut. Hos Travel 4 Companies sikrer vi en kontinuerlig og sammenhængende proces, fordi I har én og samme kontaktperson fra første henvendelse, gennem hele rejsen og helt frem til den afsluttende evaluering og budgetopfølgning. Dette betyder, at kommunikationen forbliver intakt, og at alle aftale, ønsker og detaljer bliver håndteret effektivt – fra planlægning til eksekvering og afrunding af projektet.  Vi sørger for, at det, der fungerer i teorien, også bliver en succes i praksis. Med vores onsite management håndterer vi logistik, serviceleverancer og eventuelle uforudsete udfordringer, så alt kører problemfrit. I kan trygt overlade detaljerne til os og fokusere på formålet med rejse og jeres deltagere.

‍

Hjemkomst og evaluering

• Hvorfor evaluere? Når rejsen er afsluttet, stopper vores service og opfølgning ikke ved bagagebåndet i lufthavnen eller på stationen. En grundig opfølgning og evaluering er afgørende for at sikre, at arrangementet ikke blot har været en succes i nuet, men også skaber værdi fremadrettet, så vi sammen kan optimere fremtidige rejser og events.
• Deltagernes oplevelse er vigtig hele vejen igennem - for jer og for os. Derfor arbejder vi med flere muligheder for evaluering, så vi sikre værdifuld indsigt og løbende optimering. Realtidsevaluering hvor deltageren har mulighed for evaluering af programmet undervejs. Efterfølgende survey, en struktureret evaluering efter der giver et helhedsbillede af oplevelsen, så vi kan bruge erfaringerne til at optimere fremtidige rejser og events.
• Økonomien i turen, budget gennemgang og eventuelle justeringer.
• Kapitalisér og opfølgning – Skab langvarig værdi. Byg videre på de relationer og erfaringer, der er skabt undervejs – Vi hjælper jer med at sikre, at oplevelsen konverteres til forretningsmæssig værdi ved brug af dokumenterede erfaringer og evalueringer på personniveau fra den gennemførte rejse og event. Det sikrer at jeres investering fortsætter med at skabe værdi længe efter hjemkomst.