Når 70 deltagere fra hele Danmark skal samles til en faglig tur, kræver det nøje planlægning og god projektledelse. Netop det oplevede T4C’s kunder på en 6-dages rejse til New York med faglige møder og networking.

Kursen blev sat mod den pulserende metropol, New York. Byens mangfoldighed og uendelige muligheder gjorde den til en oplagt destination for en faglig tur med plads til både læring og oplevelser. T4C sørgede for, at både rejsen til og opholdet i New York foregik efter planen og var tilrettelagt den enkelte deltagers behov og ønsker for alt fra flytider til placering af hotelværelser.

T4C on-site skaber tryghed og kontinuitet

Når man arrangerer en grupperejse, er det ikke kun planlægningen før afrejse, der er vigtig – det er lige så essentielt at have en pålidelig partner ved sin side under selve rejsen. Netop derfor var T4C en aktiv partner under hele turen til New York. Et par måneder før afrejse lavede T4C pre-check på destinationen og besøgte samarbejdspartnere, hotellet og restauranter for at sikre, at kvaliteten og alle detaljer var på plads, så rejsen kunne forløbe uden hindringer.

Ved at følge gruppen tæt under hele rejsen kunne de hurtigt tilpasse og reagere på eventuelle ændringer. Det løbende samarbejde mellem T4C, arrangørerne og deltagerne sikrede ikke kun en smidig rejseoplevelse, men skabte også tryghed for arrangører og deltagere. Uanset hvad der måtte opstå, kunne T4C håndtere det og sikre, at rejsen fortsatte uden problemer.

“Turen til N.Y har været en stor succes – veltilrettelagt og superprofessionelt eksekveret fra jeres side.” skrev en deltager i sin feedback. 

 

Forskellige rejsebehov i en geografisk spredt gruppe

Når man samler en stor gruppe mennesker fra forskellige dele af landet, opstår der naturligt en række forskellige behov og præferencer. Det gør sig gældende for alt fra rejsetider og antal dage, man ønsker at være afsted, til specifikke ønsker for hotelværelser og måltider. At koordinere og imødekomme disse individuelle behov er en kompleks opgave, der kræver overblik og projektledelse. Den del håndterede T4C som en selvfølgelighed for kunden, som derfor oplevede en ukompliceret og individuelt tilrettelagt rejseoplevelse.

App-kommunikation: Skræddersyet program og deltagerinteraktion

Uanset om en gruppe består af få eller mange deltagere, er effektiv kommunikation både før og under rejsen afgørende. Med mange forskellige aktiviteter i et rejseprogram kan der hurtigt opstå ændringer – det kan være alt fra ændrede tidspunkter for aktiviteter til pludselige vejrskift. I de situationer er det vigtigt at kunne kommunikere hurtigt og effektivt med alle deltagere. T4C forsynede derfor deltagerne med en app til kommunikation. En ideel løsning, der med nem installation og intuitiv håndtering sikrer, at alle deltagere er opdaterede og informerede, uanset hvor de befinder sig. Det giver ikke kun ro i maven for arrangørerne, men også en mere gnidningsfri oplevelse for deltagerne i gruppen.

På turen til New York gav T4C den enkelte deltager mulighed for at skræddersy sit eget program. Uanset om man var førstegangsbesøgende i New York eller havde været der flere gange, kunne man tilpasse sit program efter egne ønsker og behov. Appen fungerede som en central hub for alle deltagerne, hvor de kunne få opdateringer, planlægge aktiviteter og kommunikere med resten af gruppen. Desuden fremmede den nye teknologi direkte kommunikation mellem deltagerne, hvilket styrkede fællesskabsfølelsen og interaktionen under hele rejsen.

Positiv feedback og stærkt samarbejde

Det høje niveau af personalisering og fleksibilitet er en service, der bliver bemærket, og som ofte går igen i T4C’s tilbagemeldinger fra kunder. Feedbacken fra deltagerne på grupperejsen til New York har været overvældende positiv.

En deltager udtrykte det således:

“Kære alle, tusind tak for en rigtig dejlig tur. Vi nød de mange gode grin, fornøjelsen at snakke med gamle og nye kolleger. Christian fra T4C gav (red.) en fantastisk opfølgning og megasmart med push-beskeder. Vi nød de små grupper, gav masser af ny viden og mulighed for at komme lidt tættere på kolleger, jeg ikke snakker så tit med.”

 Mange fremhævede den lette kommunikation og muligheden for at skabe deres individuelle oplevelse i New York. Tilfredsheden var høj både før, under og efter de 5 dage. For T4C er der en stolthed og tilfredsstillelse i at vide, at de har leveret endnu en vellykket grupperejse. Det stærke samarbejde med kunden er værdsat, og T4C ser frem til flere projekter sammen.